biriken-mail’lerden-kurtulun

Biriken Mail’lerden Kurtulun

Yağan e-postalar hem gelen kutunuza hem de ruh halinize musallat mı oluyor? Rahatlamanızı sağlayacak bir sır verelim:  Seçici olun ve kendinizi suçlamayı bırakın.

Neden Başaramıyoruz?

Doğru düşünebilmek ve odaklanabilmek için kendimize alan açmak istiyoruz, buna e-posta kutumuz da dahil. Bazen sonu gelmeyen ve bizi ilgilendirmeyen spam’ler yüzünden önemli e-postalarımızın gözden kaçmasına sebep olan mekanik sistemin kurbanı gibi hissediyoruz. Seçme şansımızın olmadığı bu olay bizi boğuyormuş gibi geliyor, kontrolü kaybediyoruz ve sonunda da havlu atıyoruz. “Görmezden gelmenin mümkün olmadığı” e-postaları ise okuyoruz ve daha sonra cevaplıyoruz, çünkü bu görev bizi asıl yapmamız gerekenlerden alıkoyuyor. Öte yandan, insanların nasıl daha verimli çalışabileceği üzerine kitap yazan profesyonel koç Romain Bisseret’nin dediği gibi, işle ilgili e-postaların %73’ü bizi doğrudan ilgilendirmiyor.  Gelen kutusu yönetiminin üzerimizdeki duygusal ve bilişsel etkisi üstüne yapılan çalışmalar; “bilgi sisinden”, aşırı doz iletişimden, bir işin e-postada “acil” olarak adlandırılmasıyla uygulanan şiddetin uyandırdığı öfkeden ve gelen kutusunu yönetememenin verdiği beceri yoksunluğu korkusundan bahsediyor.

Nasıl Başarılır?

Kendinize sorun: Sonu gelmez ve gereksiz e-postaları gelen kutunuzda tutmanız ne işinize yarıyor? Örneğin size unutulmadığınızı veya çalıştığınız şirkette önemli bir konumda olduğunuzu düşündürüyor olabilirler. Ancak onları bir yere kadar gerekli görebilirsiniz. Kendinizi suçlamayın. Romain Bisseret, bir seferde çok fazla işi halledebileceğinizi düşünmenizi sağlayan ancak aslında asıl işinizi ihmal etmenize ve hatta nefes darlığı yaşamanıza sebep olan anlık bildirimleri kapatmanızı öneriyor. Ayrıca sizi ilgilendirmeyen haber portallarından aboneliğinizi silmeniz de faydalı olur. Biriken mesajlara cevap verme işini tatil günlerine ertelemektense her gün iki kez 15 ila 30 dakikanızı buna ayırabilirsiniz. Yanıtlamanız gereken bir mail’i iki dakika içinde yanıtlayın, aksi takdirde önemsiz mailler dosyasına kaldırın veya direkt silin. Kararsızlığa meydan vermeyin. Bir başka çözüm önerisi ise biraz daha radikal: “tümünü seç”in ve sonra “tümünü sil”in! Ve bunu yaparken kendinize önemli mail’lerin nasılsa size yeniden gönderileceğini söyleyin. Bu üstünüzden büyük bir yükün kalkmasını ve hafiflemenizi sağlar.